Empezar un negocio no es solo una necesidad cuando por alguna razón no logramos conseguir un empleo, sino también una oportunidad de obtener beneficios que probablemente con un empleo nunca podríamos lograr.
En comparación a un empleo, tener un negocio nos ofrece, entre otras ventajas, la posibilidad de llegar a ganar grandes sumas de dinero, establecer nuestros propios horarios, ser nuestro propio jefe, utilizar todo nuestro potencial, y tener la satisfacción de haber creado y sacado adelante algo por nuestra propia cuenta.
Si a ello le sumamos que hoy en día, debido al alto índice de despidos y a la inestabilidad de los sistemas de pensiones, tener un empleo ya no es algo seguro como antes, empezar un negocio se convierte en algo que todos deberíamos alguna vez considerar.
La siguiente es una guía que te mostrará en 10 pasos cómo empezar un negocio:
1. Hallar una idea de negocio
Si ya tenemos una idea de negocio, es decir, ya sabemos qué negocio vamos a poner, podemos pasar al siguiente paso, pero si aún no la tenemos, el primer paso para empezar un negocio consiste en hallar una buena idea de negocio.
Existen varias formas de hallar una idea de negocio, entre las que podemos destacar:
- identificar nuestra pasión y luego identificar un negocio en donde nos dediquemos a hacer aquello que nos apasiona o que esté relacionado con ello.
- identificar aquello en lo cual tengamos bastante conocimiento y experiencia, y luego identificar un negocio en donde nos dediquemos a hacer ello o en donde saquemos provecho de ello.
- identificar una necesidad insatisfecha en los consumidores, y luego identificar un producto o servicio que se encargue de satisfacerla.
- identificar un producto o servicio que otros no ofrezcan, y que debido a su novedad e innovación, podría tener una buena acogida en los consumidores.
- identificar un producto o servicio que otros ya ofrezcan, pero que nosotros podríamos agregarle algo que nos permita diferenciarnos de ellos.
- buscar ideas de negocios en portales web o blogs dedicados a emprendedores, las cuales podamos utilizar o tomar como inspiración para desarrollar nuestras propias ideas.
Algo importante es que si nuestra idea de negocio no trata sobre aquello que consideramos que es nuestra pasión, al menos debe tratar sobre algo que nos guste mucho hacer. Si no disfrutamos lo que hacemos, las posibilidades de que nuestro negocio llegue a tener éxito son pocas.
Asimismo, cabe señalar que para empezar un negocio no necesariamente tenemos que hallar una idea de negocio que implique empezar uno desde cero, sino que también podríamos, por ejemplo, comprar un negocio que ya esté en funcionamiento o adquirir una franquicia.
2. Estudio de pre factibilidad
Una vez que hemos hallado nuestra idea de negocio el siguiente paso consiste en hacer un estudio de pre factibilidad.
El estudio de pre factibilidad es un estudio de mercado un tanto informal en donde recabamos rápidamente información del mercado con el fin de tener una primera idea sobre la factibilidad de nuestra idea de negocio antes de pasar a un estudio más formal.
Para realizar un estudio de pre factibilidad podemos utilizar algunas de las técnicas de investigación de mercados existentes.
Por ejemplo, podemos hacer uso de la técnica de observación y visitar los mercados, los centros comerciales o los sitios en donde se ofrezcan productos similares o parecidos al que pensamos ofrecer, y analizar si existe suficiente demanda para estos.
O podemos también hacer pequeñas entrevistas a familiares, amigos y conocidos para saber si estarían dispuestos a adquirir el producto o servicio que pensamos ofrecer, o a empresarios para conocer su opinión sobre nuestra idea.
Una vez realizado nuestro estudio de pre factibilidad, si llegamos a la conclusión de que nuestra idea de negocio no es factible, debemos buscar otras ideas de negocios, pero si llegamos a la conclusión de que nuestra idea tiene posibilidades de tener éxito, pasamos al estudio de factibilidad.
El estudio de factibilidad es un estudio más formal que el estudio de pre factibilidad, y es el que efectivamente nos permitirá saber si nuestra idea de negocio es factible antes de ponerla en práctica.
El estudio de factibilidad empieza con el análisis del público objetivo y culmina con la elaboración del plan de negocios.
3. Análisis del público objetivo
El análisis del público objetivo consiste en recabar y analizar información sobre el público al cual irán dirigidos nuestros productos o servicios.
El análisis del público objetivo nos permite conocer mejor las necesidades, gustos, preferencias, deseos, hábitos de consumo, comportamientos de compra (dónde compran, cuándo compran, por qué compran), costumbres y actitudes del público al cual nos vamos a dirigir; además de tener una idea de cuán dispuesto estaría en adquirir nuestros productos o servicios.
Al conocer mejor las características de nuestro público objetivo, podemos diseñar estrategias de marketing que mejor se adapten a él y que mejores resultados puedan tener en él; por ejemplo, podemos diseñar el producto que mejor se adapte a sus preferencias, establecer el precio más indicado de acuerdo a su capacidad de pago, seleccionar los canales de venta que le sean más accesibles, y redactar el mensaje publicitario que mayor impacto pueda tener en él.
Y al tener una idea de cuán dispuesto estaría en adquirir nuestros productos o servicios, podemos tener una idea de la factibilidad de nuestra idea de negocio, además de ayudarnos con el pronóstico de nuestras ventas.
Para recabar información sobre nuestro público objetivo podemos utilizar cualquiera de las diferentes técnicas de investigación de mercados existentes; pero la técnica recomendada para este caso es la encuesta, ya que nos permite obtener información directamente del consumidor.
En nuestra encuesta debemos formular preguntas que nos permitan obtener la información requerida. Algunas preguntas que podríamos incluir en nuestra encuesta son, por ejemplo: “¿usa usted este producto?”, “¿qué le agregaría o cambiaría?”, “¿estaría dispuesto a probar una nueva marca para este producto?”.
4. Análisis de la competencia
El análisis de la competencia consiste en recabar y analizar información sobre nuestros futuros competidores.
El análisis de la competencia nos permite conocer mejor a nuestros futuros competidores, saber cuántos son, cuáles son los principales, dónde están ubicados, cuáles son sus recursos y capacidades, cuáles son sus precios, cuáles son sus principales estrategias, cuáles son sus fortalezas y cuáles son sus debilidades; además de saber si realmente estamos en condiciones de poder competir con ellos.
Al conocer mejor a nuestros futuros competidores, podemos tomar decisiones y diseñar estrategias que nos permitan competir con ellos de la mejor manera posible; por ejemplo, podemos optar por prestar más atención al diseño de nuestros productos si hemos descubierto que el diseño es una de sus debilidades, reducir nuestros precios si hemos descubierto que sus costos de producción son altos o que no son productores, o tomar como referencia las estrategias publicitarias que estén utilizando y que les estén dando buenos resultados.
Y al saber si realmente estamos en condiciones de poder competir con ellos, podemos tener una idea de la factibilidad de nuestra idea de negocio.
Para recabar información sobre nuestros futuros competidores, podemos utilizar la técnica de observación y visitar sus locales para observar sus procesos o la atención que le dan al cliente, comprar sus productos para analizarlos mejor, o hacer pequeñas entrevistas a personas que trabajen o que hayan trabajado con ellos, o a algunos de sus clientes.
5. Cálculo de la inversión
El cálculo de la inversión consiste en calcular el capital que vamos a necesitar para poner en marcha nuestro negocio y hacerlo funcionar durante los primeros meses de vida hasta que genere suficientes ingresos como para que pueda seguir operando sin requerir mayor inversión.
Para realizar el cálculo de la inversión en primer lugar debemos hacer una lista con todos los elementos que formarán parte de nuestra inversión, junto con sus respectivos valores monetarios.
Algunos de los elementos que deberíamos incluir en nuestra lista de inversión son:
- muebles y enseres (mesas, sillas, escritorios, estantes, computadoras, impresoras, teléfonos).
- maquinaria y equipos (máquinas, equipos, herramientas).
- acondicionamiento del local (remodelación, instalaciones, pintura, acabados, decoración).
- gastos de constitución y legalización (constitución legal, obtención de licencias y permisos, registros).
- gastos de puesta en marcha (búsqueda, selección y capacitación de personal, marketing de apertura, promoción y publicidad).
- insumos, productos para la venta, envases.
- servicios básicos (agua, electricidad, teléfono, Internet).
- remuneraciones (sueldos y salarios).
- adelanto del alquiler del local.
- seguros.
Y luego, debemos sumar los valores de cada elemento. El resultado final nos dará el valor de nuestra inversión.
Al momento de empezar un negocio es común que la inversión real, debido a costos ocultos y a otros imprevistos, termine siendo mayor que la calculada inicialmente. Por lo que al momento de calcular nuestra inversión es recomendable adicionar a nuestra lista de inversión un pequeño capital de emergencia que podamos utilizar ante cualquier imprevisto.
Pero antes que adicionar un pequeño capital de emergencia a nuestra lista de inversión, para evitar que al final termine faltándonos capital, debemos procurar que el cálculo de nuestra inversión sea el más acertado posible, asegurándonos de incluir en nuestra lista todos los elementos que formarán parte de nuestra inversión, y calculando el valor más acertado posible para cada uno de ellos.
Otro consejo relacionado con el cálculo de la inversión es que procuremos que nuestra inversión sea la menor posible, pero sin que ello signifique que tengamos que sacrificar la calidad de nuestros productos, o llegar al punto de dar la imagen de un negocio pobre y austero.
Para lograr que nuestra inversión sea la menor posible, debemos comprar solo lo que sea estrictamente necesario, evitando dejarnos llevar por la emoción natural que conlleva empezar un negocio, que hace que queramos comprar todo lo que esté a nuestro alcance.
También podemos reducir nuestra inversión buscando y comparando bien precios (por ejemplo, en el caso de los equipos), alquilando en vez de comprar (por ejemplo, en el caso de los muebles de oficina), y haciendo convenios con proveedores (por ejemplo, haciéndoles publicidad a cambio de mobiliario).
6. Pronóstico de ingresos y egresos
El pronóstico de ingresos y egresos consiste en hacer una proyección de los futuros ingresos y egresos de nuestro negocio para un determinado periodo de tiempo, generalmente, de 1, 3 o 5 años.
El pronóstico de ingresos y egresos nos permitirá determinar en gran medida la factibilidad de nuestra idea de negocio (en caso de que los futuros ingresos sean mayores que los futuros egresos), así como conocer las futuras ganancias o utilidades (futuros ingresos menos futuros egresos).
Para hacer el pronóstico de ingresos, básicamente debemos hacer una estimación de nuestras futuras ventas.
Para hacer una estimación de nuestras futuras ventas, podemos incluir en nuestra encuesta del análisis del público objetivo algunas preguntas que podrían ayudarnos con dicha tarea, tales como, por ejemplo: “¿estaría dispuesto a probar este nuevo producto?”, “¿cuánto estaría dispuesto a pagar por él?”, “¿cada cuánto tiempo adquiere productos similares?”.
Pero además de la encuesta, para estimar nuestras futuras ventas, también podemos utilizar la técnica de observación y visitar los locales de nuestros futuros competidores para calcular el promedio de clientes que tienen así como el promedio de consumo que realiza cada uno.
Mientras que para hacer el pronóstico de egresos, debemos hacer una estimación de nuestros futuros costos y gastos.
En cuanto a los costos, debemos considerar los costos asociados a la fabricación de los productos (en caso de que vayamos a empezar un negocio dedicado a la fabricación de productos), los costos asociados a la compra de los productos (en caso de que vayamos a empezar un negocio dedicado a la compra y venta de productos), o los costos asociados a la prestación de los servicios (en caso de que vayamos a empezar un negocio dedicado a la prestación de servicios).
Mientras que en lo que respecta a los gastos, debemos considerar los gastos de ventas (remuneraciones del personal de ventas, publicidad, empaques, transporte, etc.), los gastos administrativos (remuneraciones del personal administrativo, alquiler del local, materiales y útiles de oficina, seguros, impuestos, servicios básicos, etc.), y los gastos financieros (pago de intereses).
Cabe señalar que hacer el pronóstico de ingresos y egresos (sobre todo el de ingresos) en ocasiones puede ser una tarea complicada; sin embargo, para evitar futuros problemas, debemos procurar hacer el pronóstico más acertado posible, evitando dejarnos llevar por la emoción natural que conlleva empezar un negocio, que hace que queramos sobreestimar los futuros ingresos y subestimar los futuros egresos.
7. Elaboración del plan de negocios
Un plan de negocios es un documento en donde se describe y explica un negocio que está por realizarse, así como diferentes aspectos relacionados con este.
El plan de negocios es lo que en última instancia nos permitirá comprobar la factibilidad de nuestra idea de negocio, y así saber si podemos ponerla en práctica o debemos buscar nuevas ideas.
Pero además de permitirnos comprobar la factibilidad de nuestra idea, el plan de negocios también nos permite planificar objetivos, recursos, estrategias y cursos de acción, nos sirve como instrumento de coordinación y control, y nos permite demostrar lo atractivo de nuestra idea a terceros (por ejemplo, a prestamistas o inversionistas).
Algunos de los elementos que deberíamos incluir en nuestro plan de negocios son:
- definición del negocio: los datos básicos del negocio, la descripción del negocio y de los productos o servicios que vamos a ofrecer, los objetivos del negocio y las estrategias que nos permitirán alcanzar dichos objetivos.
- análisis del público objetivo: un resumen del análisis del público objetivo que hemos realizado anteriormente, incluyendo las principales características de nuestro público objetivo y las conclusiones a las que hayamos llegado.
- análisis de la competencia: un resumen del análisis de la competencia que hemos realizado anteriormente, incluyendo las principales características de nuestros futuros competidores y las conclusiones a las que hayamos llegado.
- estudio técnico: los requerimientos físicos necesarios para el funcionamiento del negocio, la descripción del proceso del negocio, la descripción del local del negocio, la capacidad de producción y la disposición de planta.
- organización del negocio: la estructura jurídica y orgánica del negocio, las áreas o departamentos, los cargos y funciones, el requerimiento de personal, los gastos de personal y los sistemas de información.
- inversión requerida: la inversión que vamos a necesitar para poner en marcha el negocio según el cálculo de la inversión que hemos realizado anteriormente, y las fuentes de financiamiento a las que recurriremos.
- proyección de ingresos y egresos: el pronóstico de ingresos y egresos que hemos realizado anteriormente, además del flujo de caja proyectado y el estado de ganancias y pérdidas proyectado.
- evaluación del proyecto: la evaluación financiera del futuro negocio teniendo en cuenta la inversión requerida y la proyección de ingresos y egresos, incluyendo el periodo de recuperación de la inversión, y la rentabilidad del futuro negocio.
Se suele pensar que elaborar un plan de negocios es una tarea compleja; sin embargo, lo cierto es que elaborar un plan de negocios es algo que cualquier persona puede hacer. Solo es cuestión de saber los pasos necesarios, conocer bien la idea del negocio, y tener siempre presente el objetivo o los objetivos del plan al momento de elaborarlo.
8. Búsqueda de financiamiento
Lo ideal al momento de empezar un negocio es que toda la inversión esté conformada por capital propio, y más adelante cuando el negocio empiece a crecer, recién empezar a pedir dinero prestado; pero si a pesar de haber reducido nuestra inversión al máximo, aún necesitamos mayor capital del que disponemos, debemos buscar fuentes de financiamiento.
En este caso, las primeras fuentes a las que deberíamos acudir son nuestros familiares y amigos, los cuales podrían prestarnos dinero sin cobrarnos intereses y sin ponernos tanta presión para que les devolvamos el dinero rápidamente y en una fecha límite.
Pero si no contamos con familiares o amigos que nos puedan prestar dinero, o simplemente no queremos incomodarlos, debemos acudir a otras fuentes de financiamiento, entre las que podemos destacar:
- bancos: los bancos suelen ser la fuente más utilizada al momento de solicitar un préstamo, aunque la más difícil de acceder en el caso de nuevos negocios sobre todo si no se cuenta con un buen historial crediticio.
- otras entidades financieras: una alternativa a los bancos son otras entidades financieras que de preferencia estén orientadas a la pequeña y mediana empresa, las cuales suelen pedir menos requisitos que los bancos, pero prestar un monto pequeño y cobrar un interés alto.
- socios: personas que estén dispuestas a invertir y trabajar con nosotros en la creación y el crecimiento del negocio. Presenta la desventaja de tener que compartir nuestro negocio y las utilidades con otras personas.
- inversionistas: personas que estén dispuestas a financiar el total o una parte de nuestro negocio. Presenta la desventaja de tener que pagarles para siempre una parte de las utilidades de nuestro negocio a otras personas.
- concursos: concursos sobre proyectos de negocios organizados por organismos gubernamentales, universidades u otras entidades, en donde se premie a la mejor idea de negocio con el financiamiento total o parcial del proyecto.
9. Constitución legal
Un paso importante al momento de empezar un negocio es constituirlo legalmente.
Constituir legalmente nuestro negocio nos permite que este sea legalmente reconocido, que califique como sujeto de crédito, que podamos emitir comprobantes de pago, y que podamos producir, vender y promocionar nuestros productos con autoridad y sin restricciones.
Los siguientes son los pasos necesarios para constituir legalmente un negocio (ten en cuenta que estos pasos varían de acuerdo al país en donde vayas a constituir tu negocio, por lo que te recomendamos que solo los tomes como referencia):
- determinar si lo vamos a constituir como persona natural o persona jurídica: la principal diferencia entre estas personerías es que como persona natural asumimos a título personal todas las obligaciones del negocio, mientras que como persona jurídica es el negocio quien las asume.
- elegir tipo de empresa o sociedad: dependiendo de la personería que hayamos elegido, el número de socios que tendrá nuestro negocio y otros factores, determinamos si nuestro negocio será una E.I.R.L, una S.R.L, una S.A, etc.
- búsqueda y reserva del nombre en Registros Públicos: en caso de ser persona jurídica acudimos a la Oficina de Registros Públicos, verificamos que no exista en el mercado un nombre o razón social igual o similar al que queremos para nuestro negocio, y luego lo reservamos.
- elaboración y elevación a escritura de la minuta: en caso de ser persona jurídica elaboramos la minuta de constitución con la ayuda de un abogado, y luego la llevamos a un notario público para que la revise y la eleve a escritura pública.
- inscripción de la escritura pública en Registros Públicos: llevamos la escritura pública a la Oficina de Registros Públicos en donde se realizarán los trámites necesarios para inscribir nuestro negocio en los Registros Públicos.
- elección de régimen tributario y obtención de código de contribuyente: elegimos el régimen tributario al cual nos vamos a acoger para el pago de nuestros impuestos, y luego acudimos a la oficina de impuestos para tramitar la obtención de nuestro código de contribuyente.
En esta etapa de constitución legal podríamos incluir la obtención de la licencia de funcionamiento (para lo cual debemos acudir a la municipalidad del distrito en donde va a estar ubicado físicamente nuestro negocio, solicitar la licencia y hacer los trámites correspondientes para su obtención), además de otras licencias y permisos.
Y también podríamos incluir el registro de nuestra marca, de tal manera que otros no puedan utilizarla o copiarla, para lo cual debemos acudir a la oficina de marcas y patentes, asegurarnos de que otros no hayan registrado una marca igual o similar, solicitar su registro y hacer los trámites correspondientes.
10. Puesta en marcha
Finalmente, en este paso ponemos en práctica todos aquellos aspectos señalados en nuestro plan de negocios necesarios para poner en marcha nuestro negocio, además de otros aspectos que podríamos no haber incluido en el plan.
Algunos aspectos que deberíamos poner en práctica en esta etapa son:
- compra o alquiler del local comercial: compra o alquiler del local en donde funcionará nuestro negocio.
- remodelación y decoración del local comercial: remodelación y decoración del local que hayamos comprado o alquilado.
- búsqueda, selección y capacitación del personal: búsqueda y selección del personal que vamos a contratar para nuestro negocio, y su posterior capacitación.
- búsqueda y selección de proveedores: búsqueda y selección de los proveedores con los que vamos a trabajar.
- compra e instalación de maquinaria, equipos y mobiliario: compra e instalación de la maquinaria, los equipos y el mobiliario que vamos a utilizar.
- organización de la contabilidad: organización de la contabilidad de nuestro negocio, lo cual podría incluir la contratación de un contador externo.
- marketing de apertura: marketing de apertura necesario para crear expectativa por nuestro negocio, lo cual podría incluir el anuncio de su pronta apertura, y las invitaciones a la inauguración.
- promoción y publicidad: la promoción y la publicidad necesarios para captar nuestros primeros clientes, lo cual podría incluir la impresión de folletos y volantes, y la creación de nuestra página web.
Todo ello hasta llegar el día de la inauguración de nuestro negocio, en donde coordinamos bien con nuestro personal las tareas que debe realizar, y nos esforzamos por brindar un buen servicio al cliente, y por corregir todos los errores que podamos cometer en este primer día de funcionamiento, a la vez que aprendemos de ellos.
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