¿Cómo podemos optimizar una agenda laboral y organizar el tiempo de nuestros equipos?
Planificamos las tareas de nuestros equipos generalmente en función de la disponibilidad o de los huecos que tenemos en nuestras agendas, pero no estudiamos particularmente las características generales de cada miembro del equipo
De la misma manera organizamos nuestra agenda laboral individual, tenemos la lista de tareas pendientes y vamos haciendo en función del rato que tenemos, sabemos que no es la mejor manera de hacerla, y hasta llega algunos días en que tenemos la sensación, que no podemos acabar una tarea en un tiempo razonable, de la misma manera tenemos la sensación de que algunos días todo nos cunde mucho más, y resolvemos la misma actividad en sólo 20 minutos. Esto no es fruto de la casualidad que ese día estemos más inspirados que el anterior, sino que es fruto de que hemos encontrado nuestro momento virtuoso, y al final este momento es cuando nos encontramos en nuestro día más productivo de la semana, y la misma franja horaria productiva a su vez.
Esto es diferente dependiendo de la persona, y hay diferentes tipos:
1. Alondras o matutinas: Les gusta levantarse temprano y son muy activos, el mejor momento del día llega por la mañana y en cambio, a medida que pasa la jornada, se van encontrando más cansados y malhumorados Algunos estudios concluyen que a las 16:00 de la tarde es la peor hora para tratar temas delicados con una Alondra. Alrededor del 20% de las personas son consideradas alondras.
2. Búhos o vespertinos: Las mañanas son terroríficas, les cuesta despertar, son muy callados a primera hora, tardan tiempo en activarse, y es a medida que avanza el día cuando llegan a su mejor momento, los mismos estudios que mencionaba arriba, hablan que hacia las 18:00 de la tarde comienza su pico de actividad. Al igual que las alondras, alrededor del 20% de la gente está considerada búho.
3. Intermedios (Colibrís): A este grupo pertenece la mayor parte de la población, alrededor del 60% de la gente son intermedios, es decir que no se encuentran ni en un extremo ni en el otro.
A nivel individual es fundamental poder identificar nuestros ritmos circadianos para aprovecharlos adecuadamente, en vez de intentar forzar nuestra manera de trabajar para ir en contra de la naturaleza de nuestro cuerpo. De lo contrario acabaremos consumiendo muchas energías y conseguiremos poca productividad. Al igual que a nivel individual es importante encontrar nuestros ritmos circadianos, lo mismo con nuestros equipos para organizar nuestra agenda laboral. Como acabamos de mencionar tenemos biorritmos diferentes y acompañarlos en lugar de forzarlos, nos permitirá tener un mejor desempeño. Hay una dificultad adicional y es que cada uno tiene biorritmos diferentes, por lo cual dentro de un mismo equipo de trabajo nos encontraremos con personas diversas. Forzar a un búho a los horarios de la alondra y viceversa es ir en contra de la fluidez de la persona.
Si conseguimos organizar a nuestros equipos de manera que trabajen en sus mejores horas de acuerdo con sus biorritmos, podemos llegar a conseguir un aumento en la productividad y eficiencia de nuestra empresa, aparte de que los empleados estarán más felices con su empleo, lo que significa que serán más fieles a la empresa. A la hora de distribuir equipos sería importante preguntar y saber exactamente qué tipo de biorritmo tienen los empleados, y de esa manera podremos organizar sus horarios laborales correctamente. Lo mismo sucede con nosotros, deberíamos comprobar que tipo de trabajador somos, si alondras, búhos o colibrís, antes de realizar ningún tipo de cambio.
Ahora que ya sabes que tipos de trabajadores existen según sus biorritmos ¿Qué clase de trabajador eres?
