15 claves para darle brillo a tus presentaciones*
Por Daniel Colombo
Existen muchos programas informáticos dedicados al diseño de presentaciones para apoyar nuestros discursos y oratoria. Uno de los más extendidos, por la multiplicidad de recursos que ofrece y su fácil manejo, es el PowerPoint, marca registrada de Microsoft. Este ha sido creado para desarrollar distintos tipos de presentaciones gráficas, incluyendo tipografías, sonidos, animaciones, videos incrustados, colores y otros recursos. Su objetivo es facilitar tu exposición como orador y se puede aplicar en todos los campos donde necesites mejorar la puesta en escena de tu presentación. Cuando uno aprende a utilizarlo correctamente, puede obtener con este y otros programas un alto impacto; sin embargo, el desconocimiento de la articulación del discurso entre lo que se va a decir y proyectar puede hacer que uno caiga en errores que más tarde lamentará. Para ayudarte a armar tus apoyos visuales con alto impacto y efectividad, desarrollaremos a continuación algunas claves como guía:
- El soporte audiovisual es un apoyo, no es tu discurso
Cualquier herramienta de diseño solamente busca apoyar tus conceptos y contenidos. No los reemplaza ni tiene como objetivo dejarte en un segundo plano. Porque por más atractivas y llamativas que sean estas placas que se proyectan, nada reemplaza el efecto de emoción, entusiasmo y participación que despierta el orador en vivo. Utiliza las ayudas visuales alineadas con la calidad de tu discurso. Construye un mensaje desde las proyecciones como apoyo a tu discurso, utiliza frases cortas y de impacto para fijar conceptos, y mantén un estilo de diseño apropiado a la ocasión.
- No leas de la pantalla
Este es otro de los problemas frecuentes de los oradores. Cuando tú lees de la pantalla, te estás perdiendo la oportunidad de explayarte con mayor soltura y conectarte mejor con tu público. Por otro lado, no necesitas hacerlo porque ellos ya lo están leyendo. El efecto que lograrás es el aburrimiento. Ten presente que fueron a verte a ti, y no a tu bonita presentación en pantalla.
- Cuanto más sencillo el diseño, mejor
Los gráficos sencillos en diapositivas, con la información justa y fácil de comprender, son los más eficaces. No apliques grandes cantidades de texto en cada diapositiva. Una medida estándar sería no más de cinco a ocho líneas de texto por cada diapositiva. Esto te permitirá usar una tipografía grande, que facilite la lectura. Establece tu propio patrón de diseño y replícalo a lo largo de la presentación (puedes colocar discretamente tu nombre o el de tu empresa, como pie de cada una, apoyando tu conocimiento institucional).
- Si usas cifras o datos, coloca solo lo imprescindible
Un error frecuente de los oradores inexpertos es incluir muchas cifras y datos en las proyecciones. Excepto que se trate de una reunión específica donde debas compartir esas gráficas, la recomendación es que solo incluyas los datos imprescindibles. Colócate en situación del auditorio: entre lo que tú comentarás verbalmente y lo que proyectas, gran parte de esa información pasará desapercibida. Nadie tiene tiempo para leer y decodificar semejante estructura de mensajes complejos. Recuerda que puedes distribuir notas, informes, apuntes y resúmenes en papel y formatos digitales como complemento de tu exposición.
- No repitas información
En la pantalla colocarás cierta información clave, y puedes acompañarla con detalles en tu alocución en vivo. Por eso, no repitas datos más allá de lo necesario. Tampoco es conveniente realizar más comentarios, si estos ya aparecen exhibidos en pantalla.
- Realiza un chequeo técnico previo
Es fundamental que consultes con los encargados técnicos del salón y chequees previamente la proyección, incluyendo un rápido repaso por todo lo que se va a proyectar. Ten en cuenta que si agregas videos en tu programa de presentaciones, en ciertas ocasiones no se reproducirán correctamente si falla la debida configuración. Por lo tanto, asegúrate de que estén bien cargados, convenientemente identificados, y de que el sistema de sonido esté conectado a la computadora; de lo contrario, proyectarás videos sin sonido.
- Dale respiros al público
La idea no es abrumarlos con tu presentación en vivo y, además, con lo que proyectes. Debe ser una experiencia completa, donde se conecte e integre la información a presentar. Por eso, para distender al público, es conveniente que intercales diapositivas en blanco o con poco texto, frases cortas, fotografías (recuerda obtener los respectivos derechos para su uso o tomarlas de bancos de imágenes de libre acceso).
- Usa diseños atractivos, pero sin exagerar
Si no estás familiarizado con el diseño de presentaciones audiovisuales, es recomendable que contrates a diseñadores y realizadores especializados. Podrán ayudarte y guiarte en el armado de un material de alto impacto. Recuerda que siempre conviene utilizar diseños atractivos, pero sin exagerar ni distraer. En este sentido, el uso de colores, tipografías, contrastes e ilustraciones resulta fundamental. Toda presentación debe estar enriquecida por los recursos disponibles, pero caer en excesos puede volverse en tu contra. Aquí van algunos ejemplos:
- Puedes incluir guiños conceptuales con el público de la sala; por ejemplo, mostrar una foto que todos conocen.
- Pide a un asistente que tome fotos generales de tu audiencia antes de ingresar a la sala y colócalas rápidamente dentro de tu presentación para impactarlos en un momento determinado.
- Toma algunas frases que hayas recogido durante el primer tramo de tu disertación y refléjalas tipeadas en alguna diapositiva de la segunda parte.
- Utiliza librerías musicales, que incluso vienen en los propios programas, para sumar moderadamente algunos efectos sonoros.
- Aprovecha los efectos de transición visuales que vienen preprogramados, como los fundidos, los cambios de una pantalla a otra, la metamorfosis de un rostro en otro; etc.
- Prepara materiales escritos y entrégalos ordenadamente
El público necesita estímulos para concentrarse y seguirte con atención. Por lo tanto, debes prever todas las formas a tu alcance para evitar la dispersión. Entrega los materiales escritos en una secuencia lógica que acompañe tu exposición. Otro aspecto importante: dale instrucciones precisas al público sobre el material con que contarán. De esta forma, evitarás que se pasen toda tu disertación tomando notas, cuando les entregarás gran parte del material al finalizar.
- Las presentaciones son dinámicas, cámbialas
Si bien puedes tener algunas presentaciones prediseñadas, recuerda que cada auditorio es diferente. Por ello, es imperioso que cambies tus proyecciones y las adaptes cada vez que sea necesario. Como orador eficaz, los privilegiados son los asistentes; razón por la cual, tu mirada y el objeto de tu discurso cobra sentido, si están atentos y siguen tu alocución. Los programas informáticos permiten agregar, quitar y ajustar los contenidos muy rápidamente.
- Dile no a las faltas de ortografía y gramaticales
Es fundamental que como orador cuides todos los detalles. Aquí se incluye la correcta ortografía y gramática en el material que proyectes, como así también en lo que entregues por escrito. Es inaceptable tener errores de este tipo, o los muy frecuentes problemas de tipeo. Para ello, es necesario preparar el material con antelación.
- Utiliza el puntero láser
Una buena forma de resaltar algunos conceptos es disponer de un puntero láser. Algunos sistemas de proyección permiten, cual control remoto, unificar en un solo aparato el pasador de diapositivas y el puntero. La proyección del haz de láser permite remarcar a distancia cualquier concepto que aparezca en pantalla.
- Despliega información paso a paso
Otro error frecuente del orador principiante es desplegar los contenidos en su totalidad en la pantalla. Con esto solo se logrará distraer al público. Es conveniente que programes las diapositivas y placas una a una, para ir mostrando cada concepto a medida que lo vas abordando.
- Crea un estilo visual (look& feel) acorde a la imagen de tu contenido
Si representas a tu empresa, lo conveniente es que utilices como base el manual de identidad corporativa, para alinear el diseño a proyectar con colores, logotipos y tipografías congruentes. En caso de trabajar en forma independiente, y tener identidad desarrollada para tu papelería comercial, replica este procedimiento. En todo momento debes transmitir coherencia en el mensaje.
- Coloca el proyector donde no lo puedas obstruir
Un detalle importante es que coloques el cañón proyector en un lugar lo suficientemente alto para que, si debes desplazarte por delante de la pantalla, no obstruyas la proyección. El juego de “sombras chinescas” que se produce al pasar por delante del haz de proyección, desluce mucho la presentación. Lo ideal es colocar el proyector al nivel del techo, asegurándose de que no produzca distorsiones por los cambios de ángulos de proyección. Los técnicos son especialistas en corregir estas situaciones.
*Del libro Oratoria sin miedo, de Daniel Colombo (Editorial Hojas del Sur)
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